Disposizioni sulle nuove modalità in materia di gestione documentale
A seguito della Circ. MIUR n.27357 del 10/11/2016 e in ottemperanza alle disposizioni contenute nel CAD (Codice dell’Amministrazione digitale) si ricorda alle SS.LL. che, a partire dal 1 gennaio 2017 “le pubbliche Amministrazioni sono tenute a formare gli originali dei propri documenti esclusivamente attraverso strumenti informatici.”
Al fine di facilitare il processo di digitalizzazione e favorire lo snellimento degli iter burocratici si invita il personale docente e ATA ad allinearsi a quanto in oggetto.
A tal fine si chiarisce che dal 1 gennaio 2017 le domande relative a richieste di permessi, malattia, congedi, aspettative ecc. dovranno essere inviati esclusivamente via mail agli indirizzi di posta elettronica dell’Istituto Scolastico (PEO o PEC) utilizzando i relativi modelli pubblicati sul sito della scuola.
Pertanto qualsiasi domanda consegnata in forma cartacea non potrà più essere presa in carico dalla Segreteria.
Si invita pertanto il personale tutto a provvedere al ripristino della casella di posta istituzionale, nel caso sia stata chiusa per inattività.
Si precisa a tal fine che se si utilizza la PEO istituzionale, la richiesta d’ assenza è considerata con firma elettronica (il primo livello di sicurezza), se invece viene usata altra casella di posta la richiesta va firmata e scansionata, ciò ai sensi del Codice dell’Amministrazione digitale:
“La rilevanza e la gestione dello scambio di email , PEO tra persone fisiche e giuridiche ai sensi del Codice dell’Amministrazione digitale (art. 1 comma 1 lettere p), q) e u) ed art. 21 comma 1), è equiparato, limitatamente alle caselle ad personam, allo scambio di documenti informatici firmati elettronicamente.”
Per quanto concerne le circolari, le stesse saranno puntualmente pubblicate sul SITO DELLA SCUOLA alla voce “Circolari 2016-17”. Si invitano i docenti a visionare con assiduità il sito della scuola per aggiornamenti e comunicazioni di interesse comune.
Per le comunicazioni al personale ATA, si invitano gli interessati a comunicare e/o a confermare il proprio indirizzo email che sarà utilizzato dalle SS.LL. con le stesse modalità riservate ai docenti e ivi descritte.
A ogni buon fine, si potrà visionare il documento cartaceo delle circolari e delle comunicazioni pubblicate, in Segreteria negli orari di ricevimento, in Presidenza previa comunicazione per le vie brevi con la scrivente.
PER IL PERSONALE DELLA SEGRETERIA
Al fine di ottimizzare le procedure e adempiere a quanto richiesto dalla normativa vigente, si ricorda alle SS.LL. di prendere visione, come già comunicato per le vie brevi, del MANUALE di gestione del protocollo informatico, pubblicato sul sito, alla voce Amministrazione Trasparente. Si ricorda altresì di avvalersi anche del supporto del manuale redatto da AXIOS su SEGRETERIA
DIGITALE per garantire il corretto adempimento dei procedimenti di competenza.
Si confida nella collaborazione di voi tutti e si fa riserva di fornire ulteriori istruzioni e aggiornamenti in merito, qualora si ritenessero necessari all’ottimizzazione delle procedure relative alle disposizioni in oggetto.
Rinnovo la mia personale e fattiva disponibilità per qualunque necessità e chiarimento in merito.
